هرسیستم اطلاعاتی می­ تواند به سادگی یک سیستم دستی و یا به پیچیدگی سیستم اطلاعات کامپیوتری باشد. در یک نگاه سیستم های اطلاعاتی که در موارد مختلف استفاده می­ شوند، متنوع به نظر می­ رسند. لیکن در واقع همه دارای هدفی مشترک می­ باشند که فراهم نمودن یک روش قراردادی جهت گردآوری، ذخیره سازی، پردازش و ارائه اطلاعات به استفاده کنندگان بوده و به تعبیری می­ توان گفت که حجم محدودی از اطلاعات تخصصی را برای بهره بردار و یا اینکه طیف وسیعی از اطلاعات مربوط به موضوعات مختلف را در رفع احتیاجات، مجموعه گسترده کاربران را می­ پوشاند به عنوان مثال: کتابخانه­ ای را می­ توانیم به صورت یک سیستم دریافت دستی اطلاعات در نظر بگیریم. کارت های فهرست کتابخانه، پایگاه اطلاعاتی را تشکیل داده و مجموعه کارکنان کتابخانه، استفاده کنندگان از کتابخانه، مقررات اداری، تجهیزات (کارت ها) و داده ­ها (کتاب ها) سیستم اطلاعات را تشکیل می­ دهند. در یک سیستم اطلاعاتی اتوماتیک، افراد و داده­ ها مانند سیستم دستی است لیکن تجهیزات و مقرارت تغییر می ­یابند. در سیستم اتوماتیک به منظور ذخیره سازی و نگهداری از داده ­ها، لازم است از نرم افزار و سخت افزار مناسبی استفاده کرد و در جائی که حجم عظیمی از اطلاعات وجود داشته باشد وجود سیستم های اتوماتیک امری ضروری است.